どうも『はたらく×くらす』を木と鉄で育む建築屋 丸善工業3代目の長善規(@maruzen3rd)です。
先日はchatworkの導入について考えをまとめました。
まだ読まれていない方はこちらからどうぞ。
今日は導入してよかった二つ目のシステム「fondesk」についてお話をしますね。
fondeskの導入について
丸善工業は会長（先代）、代表の私、工場長、事務員（パート）の4人体制です。
ですが会長はほぼ引退。代表の私は現場に営業にと動き回る日々。
工場長は工場で鉄骨加工を一手に任される存在。
事務所にいるのは私や会長や工場長がいるときもありますが基本的にパートさんがメインとなります。
鳴り止まない営業電話たち
そこになってくる電話たち。
営業サポートや事務作業を集中して行なっている事務員さんがわざわざ手を止めて電話対応をします。
それが営業電話だったら・・・・。
一度途切らせてしまった集中力をまた一からつくりあげなければなりません。
土日などは代表のわたしに電話が転送されるシステムになっていますがこれもまた面倒です。
一時期は電話が多すぎて電話恐怖症になったくらいですから。
基本的に職人さんや関係業者さんたちは代表や工場長の携帯電話にかけてきます。
現在は電話じゃなくてもいい内容はchatworkでやりとりをするようになってます。
電話の回数をなるべく減らし、もっと価値のある仕事に集中してもらいたい。
いまや事務員さんは電話番でもお茶出し係でもなく、
代表のわたしをサポートし、事務所空間をよりよく作り上げる管理者なんです。
ビジネスパートナーが先に導入を決めた
fondeskは先にビジネスパートナーが先に導入を決めました。
chatworkに関してもそうですね。
まずはここが自社で実践しより高い次元に昇華させた上で、
顧客である自社やその他の企業に紹介を促しているというわけです。
本当にありがたい存在です。
お盆休みがきっかけでした
いい加減導入を決めないといけないなぁと悩んでいたところにお盆休みがやってきました。
そう、お盆休みこそ電話番の悩みどころだったのです。
今までは全て代表のわたしの携帯電話に転送する設定をしていました。
でもそれではわたしが積もり積もった事務作業に集中する時間が削がれてしまします。
あ、もちろん家族時間は家族時間で楽しみましたからね。
fondeskを導入した結果どうなった？
fondeskを導入した結果、事務所になる電話は無くなりました。
（当然♡）
事務員さんの作業効率は間違いなく向上してると思います。
（只今経過観察中）
事務員さんがいない時間帯の電話もなくなったので代表のわたしへ転送電話もなくなりました。
（特に夕方がひどかった）
fondeskで対応してくれた電話はすぐにチャットワークで共有されます。
新規顧客や既存顧客からの連絡ならばすぐに代表のわたしから折り返し連絡をします。
会計士や行政書士、社労士などの事務連絡は事務員が対応して折り返します。
その結果はチャットワークで共有します。
・・・あきらかな営業電話はブロックします♡
費用面も、とある情報誌への広告掲載を辞めるだけで賄えるほど。
これでますます効率化が図られて少数精鋭で頑張れる・・・・じゃない！
新しい人材がやってきても効率良く情報を共有し育て上げることができるのです。
そんな丸善工業で働いてくれる仲間を随時募集しています♪
気になったらDM送ってね。
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ではでは。
